home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Heaven / Business Heaven.iso / maillist / zipcodes / readme.txt < prev    next >
Text File  |  1993-10-26  |  10KB  |  229 lines
  1.                  ZIP CODE Database
  2.  
  3. This software product is copyrighted and all rights reserved by HELP 
  4. Software.  HELP Software warrants this software product for a period
  5. of 90 days.  Warranty requests must include invoice number and the 
  6. date of purchase.
  7.  
  8. The user hereby agrees that regardless of the form of any claim, liability
  9. for any damages or loss incurred because of this product shall not exceed 
  10. the registration fee or purchase price.
  11.  
  12. Return the manual, disk, and any backup copies to HELP Software if you
  13. decide not to accept this agreement.
  14.  
  15. _______________________________________________________________________
  16.  
  17. This ZIP Code database was put together for use in database applications.  
  18. It includes the City, State, and ZIP code for over 46,000 locations.  It 
  19. can be used to automatically look up a city and state when a valid ZIP 
  20. Code is entered and insert them into the proper fields in your database 
  21. to increase the speed and accuracy of data entry.
  22.  
  23. The only real requirement for using the ZIP Code database is a hard disk
  24. drive.  The dBase version of the database requires approximately 1.5 
  25. megabytes.  If you wish to use ZIP.EXE, it will create an index requiring 
  26. an additional 1.1 megabytes.
  27.  
  28. In order to conserve as much space as possible, the database is being 
  29. distributed in a comma delimited format.  You must either run ZIP.EXE (a
  30. program designed for viewing the database) or import the file yourself 
  31. into your own database.  When you run ZIP.EXE, the first thing that it 
  32. does is create a dBase compatible file from the comma delimited file.
  33.  
  34. In some cases (usually in the outlying areas of larger cities) a city may 
  35. have both a place name and an official United States Postal Service name.  
  36. In these cases, the official name is used in the ZIP Code database.  In 
  37. future versions, both names may be included.  If this is something that 
  38. you need, please let me know.
  39.  
  40. These files are current through March of 1992.  If you would like the 
  41. current file you will need to purchase the updated file.  The ZIP Code 
  42. file is updated annually (in March).  Updates can be purchased for $18.00 
  43. each.  See the ORDER.FRM file for more information on purchasing current 
  44. files.  
  45.  
  46. Included are simple examples for using this database with dBase, 
  47. FoxPro, Clipper, and Microsoft Access.  There is also a stand alone 
  48. program ZIP.EXE which can be used to examine the database and to look up
  49. ZIP Codes or city and state combinations.
  50.  
  51. If you develop code for use with other database languages or if you 
  52. develop a more sophisticated program that you would like to donate, 
  53. please send it to me.  I would be glad to pass it along to those who may 
  54. have a need for the database, but lack the expertise to develop a program 
  55. for themselves.
  56.  
  57.  
  58. You should have the following files:
  59.  
  60. DEMO.DBF        Required for DEMO.PRG and FOXDEMO.PRG
  61. DEMO.PRG        Demo dBase program to demonstrate lookups
  62. FOXDEMO.PRG     Demo FOXPRO program to demonstrate lookups
  63. ORDER.FRM       Form to order updated ZIP Code Files
  64. README.TXT      This File
  65. ZIPCODES.TXT    ZIP code Database File in comma delimited format
  66. ZIP.EXE         ZIP code lookup / view program
  67.  
  68. The ZIP Code file is updated annually (in March).  Updates can be 
  69. purchased for $18.00 each.  See the ORDER.FRM file for more 
  70. information on purchasing updated files.
  71.  
  72. _______________________________________________________________________
  73.  
  74. USING ZIP.EXE - The ZIP Code Lookup Program
  75.  
  76. To use the ZIP Code lookup program type ZIP and press enter.  The first 
  77. time that you use ZIP two files will be created.  The first file is created
  78. when ZIP builds ZIPCODES.DBF, a dBase compatible file, from ZIPCODES.TXT.  
  79. ZIPCODES.TXT is a comma delimited file.  The database was distributed this
  80. way to keep the database as small as possible for distribution.  Next, an 
  81. index will be created to speed up lookups. 
  82.  
  83. Building the dBase file took 5 minutes on my 486/25 maching and building 
  84. the index took about 12 minutes.  Fortunately, this only has to be done 
  85. once.  After this process is completed you may want to delete the 
  86. ZIPCODES.TXT file from your hard drive, you will not need it again.
  87.  
  88. Once the index is created you will see a view of ZIP Codes, cities, and 
  89. states listed in ZIP Code order.  If you want to change the order that
  90. the ZIP Codes are listed press F2 and you will be able to choose the order
  91. that you wish.  The file can be viewed by ZIP Code, State, City, or State
  92. and City.
  93.  
  94. If you wish to look up a ZIP code press F3.  You will be prompted for the
  95. ZIP Code that you wish to find.  Enter the ZIP Code and press enter.  If
  96. the ZIP Code is a valid ZIP Code then you will see it immediately, if not
  97. then you will see the closest available ZIP CODE.
  98.  
  99. If you wish to look up a City, State combination then press F4.  You will
  100. be asked to enter a State and City.  You can enter the State, City, or both
  101. and you will be placed at the appropriate place in the database.  When you
  102. perform a lookup based on City and State, the order of the database will 
  103. automatically be changed (if necessary) to the State and City order.
  104.  
  105. If, for some reason, you wish to remove some of the records you can mark 
  106. them for deletion by pressing the space bar when the cursor is highlighting
  107. the record.  When you do you will see an asterisk to the far left of the
  108. record.  If you make a mistake simply press the space bar again and the
  109. mark will be removed.  Once you have marked the records that you want to 
  110. delete press F6 and the records will be removed permanently.  This process
  111. can take some time so please be patient.
  112.  
  113. To quit ZIP press ESCape.
  114.  
  115. _______________________________________________________________________
  116.  
  117. DBASE III, DBASE IV, CLIPPER, and FOXPRO DEMO PROGRAM
  118.  
  119. To try the dBase demo program, first load dBase.  At the dot prompt 
  120. type DO DEMO.  The first time that you run this program you will be 
  121. asked if you want to create an index file.  This index file is required to 
  122. perform the lookups.  Just press enter when you are asked this and 
  123. then wait for a few minutes while the index is built.
  124.  
  125. Next, a data entry screen will appear and you can enter a sample 
  126. record or two.  When you enter a valid ZIP Code, the city and state 
  127. will be looked up and inserted into the city and state fields.
  128.  
  129. This same program will compile using Clipper as well.
  130.  
  131. The FOXPRO demo program (FOXDEMO.PRG) works identically to the dBase 
  132. demo program.  Follow the directions listed above.  You will need to 
  133. type DO FOXDEMO instead of DO DEMO.  
  134.  
  135.  
  136. Microsoft ACCESS Example
  137.  
  138. The following example explains how to set up an automatic lookup 
  139. with Microsoft Access.  I would have preferred to distribute the 
  140. database already set up and ready to go, but the size of the resulting 
  141. file made this impractical.
  142.  
  143. After loading Microsoft Access select NEW DATABASE from the 
  144. FILE MENU.  Name the new database ZIPCODES.MDB and choose 
  145. OK.
  146.  
  147. Next select IMPORT from the FILE MENU.  For the database type 
  148. choose dBase III.  Select ZIPCODES.DBF for the file to import and 
  149. press the IMPORT button.  It will take a few minutes to 
  150. import the file.  When the import is complete you should see a 
  151. message telling you that the import was successful. Close the IMPORT 
  152. window.
  153.  
  154. Press the DESIGN button to change the design of the ZIPCODES 
  155. table.  Highlight the ZIPCODE Field by pressing the grayed area 
  156. directly to the left of the ZIPCODE field.  Press the KEY icon to make 
  157. the ZIPCODE field the primary key.  A picture of a key should appear 
  158. next to the ZIPCODE field name. Select SAVE from the FILE MENU 
  159. to save the changes you made and wait a few minutes for the index to 
  160. be created.  Now close the DESIGN window.
  161.  
  162. Now press the NEW button to create a new table.  Enter the following 
  163. fields into this table:
  164.     
  165. Field Name      Data Type       Field Size
  166.  
  167. First Name        Text          30 characters
  168. Last Name         Text          30 characters
  169. Address           Text          30 characters
  170. Zip Code          Text           5 characters
  171. City              Text          30 characters
  172. State             Text           2 characters
  173. Phone             Text          10 characters
  174.  
  175. Select SAVE from the FILE MENU and name the table DATA ENTRY.  When 
  176. you are asked for a primary key just select NO.  Close the NEW TABLE 
  177. window.
  178.  
  179. Select RELATIONSHIPS from the EDIT MENU.  Make the ZIPCODES table the 
  180. primary table and DATA ENTRY the related table.  The type of the 
  181. relationship should be set to many.
  182.  
  183. In the SELECT MATCHING FIELDS combo box select ZIP CODE then press the 
  184. ADD button then CLOSE the window.
  185.  
  186. Next select QUERY from the Database window and select NEW to create a 
  187. new query.  Add both the DATA ENTRY table and the ZIPCODES table.  Next 
  188. double click on the following fields from the DATA ENTRY table to add 
  189. them to the query grid:
  190.  
  191.     First Name
  192.     Last Name
  193.     Address
  194.     Zip Code
  195.  
  196. From the ZIPCODES table double click on the City and State fields.
  197.  
  198. From the DATA ENTRY table double click on the Phone field.
  199.  
  200. Save the query with the name LOOKUP QUERY and close the query 
  201. window.
  202.  
  203. Now press the FORM button from the DATABASE WINDOW and then press the 
  204. NEW button to create a new form.  Select LOOKUP QUERY as the query to 
  205. build the FORM from then press the FORM WIZARDS button.
  206.  
  207. Choose the SINGLE-COLUMN Wizard.  When you are asked which fields you want 
  208. to add to your form press the >> button to move all fields into the new 
  209. form and then press the NEXT button.  Next click on EMBOSSED and then NEXT.
  210.  
  211. Now press the OPEN button to open the form.  Save the form with the name 
  212. LOOKUP FORM.
  213.  
  214. Try adding a couple of records.  When you get to the ZIP CODE field try 
  215. punching in your own ZIP Code and let ACCESS look up the city and state 
  216. for you.
  217.  
  218. If you wish, you can prevent editing in the City and State fields and 
  219. skip over them entirely by changing the ENABLED property of the City and 
  220. State controls in the LOOKUP FORM to NO.
  221.  
  222. If you have any comments, suggestions, or questions please contact me at:
  223.  
  224. HELP Software
  225. PO BOX 1423
  226. Raymore, MO 64083
  227. (816) 331-5809
  228. CompuServe 73720,2530
  229.